СКЛАД ТА СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦІЇ СИСТЕМИ МЕНЕДЖМЕНТУ ЯКОСТІ

Перше, про що згадуєш, коли чуєш про документацію системи менеджменту якістю (СМЯ) – тисячі нікому не потрібних бюрократичних документів, замкнутих в єдиний цикл, що працюють виключно з метою проходження сертифікаційного аудиту. Такий стереотип виник внаслідок неправильного розуміння завдань, що стоять перед СМК, а, як наслідок – невірного складання документації.

Дійсно, СМК, побудована відповідно до ISO 9001, вимагає наявності певної документації (див. Перелік необхідних документів ISO 9001:2015). Завданнями даної документації є побудова чіткої структури дій в організації, узгодженість процесів і надання підтверджень досягнення цілей в області якості. Тому, при складанні власної документації СМЯ, необхідно сконцентруватися на її ефективності шляхом опису процесів, які дійсно відбуваються у вашій організації.

Ієрархія документів СМЯ

Документація СМЯ може складатися з безлічі різних типів документів. Зазвичай, вона включає в себе: політику в області якості, настанову з якості, процедури, робочі інструкції, плани з якості і записи. Ієрархія СМК зазвичай представляється таким чином:

1. Настанова з якості

Даний документ перестав бути обов’язковим відповідно до вимог нової версії стандарту ISO 9001 діє до: 2015. Однак, ми все одно включаємо його сюди. Детальніше щодо нашего бачення ролі цього документу в оновленій СМЯ див. тут.

2. Политика в области качества

Документ декларативного характеру, що чітко та стисло формулює загальну політику компаніїї, спрямовану на задоволення потреб замовника та постійне поліпшення. З цього документа безпосередньо формуються Цілі в області якості (див. Цілі в області якості ISO 9001)

3. Процедури

У цих документах задокументовані процедури, що виконуються у вашій компанії. Немає сенсу документувати процедури, описані в ISO 9001, однак, не застосовні до вашої діяльності, тільки з тією метою, щоб пройти аудит.

4.Робочі інструкції

В якості робочих інструкцій можуть бути будь-які документи, що дають детальні вказівки про виконання будь-яких робіт всередині окремої процедури. Наприклад – посадові інструкції.

5. Записи

Склад документації СМЯ

Стандарт ISO 10013 дає вказівки щодо ефективного обсягу документації СМЯ і рекомендації щодо її структури та змісту.

Настанова з яості

Настанова з якості повинна підходити вашій компанії. Її розмір і структура можуть змінюватися, в залежності від розмірів вашої організації, складності процесів в ній і кількості персоналу. Так, компанії малих розмірів, можуть скласти всього один документ, тоді як великі корпорації можуть мати даний документ у вигляді окремих томів. У загальному випадку, Настанова з якості включає в себе: область застосування СМК, конкретизацію вимог ISO 9001, посилання на відповідні документи СМЯ і модель бізнес-процесу. Політика в області якості і цілі в області якості також можуть бути включені в цей документ.

У загальному вигляді, Настанова з якості включає наступні елементи: назва і зміст; область застосування СМЯ; конкретизовані вимоги ISO 9001; політику в області якості і цілі; опис СМЯ; бізнес-процес організації; розподіл відповідальності персоналу; посилання на відповідні документи і додатки.

Політика в області якості

Політика в області якості є декларативним документом організації. Дана політика встановлює зобов’язання, взяті на себе організацією, в частині якості і постійного поліпшення. Зазвичай, дана політика використовується і в рекламних цілях і може бути присутня, зокрема, на сайті організації. Таким чином, даний документ повинен бути коротким і зрозумілим.

З Політики в області якості слідують цілі в області якості.

Процедури СМЯ

Оформлення процедур може сильно відрізнятися. Вони можуть бути оформлені у вигляді описового тексту або у вигляді таблиць, можуть бути представлені діаграмами або ж комбінацією всього вищенаведеного. У загальному випадку, дані документи включають в себе наступні елементи:

  • Тема – для ідентифікації процедури.
  • Мета – пояснює причину створення процедури.
  • Область застосування – пояснює на що процедура поширюється, а на що – ні (при необхідності такої вказівки).
  • Розподіл прав і обов’язків персоналу, включеного в виконання процедури.
  • Записи, які є результатом виконання процедури.
  • Ідентифікація змін, дати перегляду документа, відповідальної особи.
  • Опис дій, які виконуються відповідно до процедури. Це є основним розділом документа. Тут має бути описано що саме виконується, ким виконується, яким чином, коли і де. В обґрунтованих випадках «чому виконується» також має бути визначено. Також повинні бути чітко визначені входи і виходи дій, включаючи задіяні ресурси.
  • Додатки при необхідності.

Робочі інструкції СМЯ

Робочі інструкції можуть бути як частиною процедури, так і виділені в окремий документ, на який є посилання в процедурі. У загальному випадку, робочі інструкції мають структуру, аналогічну тій, яку мають процедури. Однак, при цьому робочі інструкції деталізують діяльність, концентруючись на послідовності дій, інструментах і методах, необхідних для виконання інструкції.
Навчання персоналу, так само, як залучення висококваліфікованих кадрів до виконання робіт скорочує необхідність у високій деталізації інструкцій.