СОСТАВ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Первое, о чем вспоминаешь, когда слышишь о документации системы менеджмента качества (СМК) – тысячи никому не нужных бюрократических документов, замкнутых в единый цикл, работающих исключительно в целях прохождения сертификационного аудита. Такой стереотип возник вследствие неверного понимания задач, стоящих перед СМК, а, как следствие – неверного составления документации.

Действительно, СМК, построенная в соответствии с ISO 9001, требует наличия определенной документации (см. Перечень необходимых документов ISO 9001:2015). Задачами данной документации являются построение четкой структуры действий в организации, согласованность процессов и предоставление подтверждений достижения целей в области качества. Поэтому, при составлении собственной документации СМК, необходимо сконцентрироваться на ее эффективности путем описания процессов, которые действительно происходят в вашей организации.

Иерархия документов СМК

Документация СМК может состоять из множества различных типов документов. Обычно, она включает в себя: политику в области качества, руководство по качеству, процедуры, рабочие инструкции, планы по качеству и записи. Иерархия СМК обычно представляется так:

1. Руководство по качеству

Данный документ перестал быть обязательным в соответствии с требованиями новой версии стандарта ISO 9001:2015. Однако, мы все равно включаем его сюда. Более подробно наше видение роли данного документа в свете изменений в новой версии стандарта СМК см. здесь.

2. Политика в области качества

Документ декларативного характера, четко и ясно формулирующий общую политику компании, направленную на удовлетворение потребностей заказчика и постоянное улучшение. Из данного документа непосредственно следуют Цели в области качества (см. Цели в области качества ISO 9001)

3. Процедуры

В этих документах определяются процедуры, выполняемые в вашей компании. Нет смысла документировать процедуры, описанные в ISO 9001, однако, не применимые к вашей деятельности, только с той целью, чтобы пройти аудит.

4. Рабочие инструкции

В качестве рабочих инструкций могут быть любые документы, дающие детальные указания о выполнении каких-либо работ внутри отдельной процедуры. Например – должностные инструкции.

5. Записи

Состав документации СМК

Стандарт ISO 10013 дает указания относительно эффективного объема документации СМК и рекомендации относительно ее структуры и содержания.

Руководство по качеству

Руководство по качеству должно подходить вашей компании. Его размер и структура могут изменяться, в зависимости от размеров вашей организации, сложности процессов в ней и количества персонала. Так, компании малых размеров, могут составить всего один документ, называемый руководством по качеству, тогда как большие корпорации могут иметь данный документ в виде отдельных томов. В общем случае, Руководство по качеству включает в себя: область применения СМК, конкретизацию требований ISO 9001, ссылки на соответствующие документы СМК и модель бизнес-процесса. Политика в области качества и цели в области качества также могут быть включены в этот документ.

В общем виде, Руководство по качеству включает следующие элементы: название и содержание; область применения СМК; конкретизированные требования ISO 9001; политику в области качества и цели; описание СМК; бизнес-процесс организации; распределение ответственности персонала; ссылки на соответствующие документы и приложения.

Политика в области качества

Политика в области качества является декларативным документом организации. Данная политика устанавливает обязательства, взятые на себя организацией, в части качества и постоянного улучшения. Обычно, данная политика используется и в рекламных целях и может присутствовать, в частности, на сайте организации. Таким образом, данный документ должен быть кратким и понятным.

Из Политики в области качества следуют цели в области качества.

Процедуры СМК

Оформление процедур может сильно отличаться. Они могут быть оформлены в виде описательного текста или в виде таблиц, могут быть представлены диаграммами или же комбинацией всего вышеприведенного. В общем случае, данные документы включают в себя следующие элементы:

Заголовок – для идентификации процедуры.
Цель – поясняет причину создания процедуры.
Область применения – поясняет на что процедура распространяется, а на что – нет (при необходимости такого указания).
Распределение прав и обязанностей персонала, включенного в выполнение процедуры.
Записи, являющиеся результатом выполнения процедуры.
Идентификация изменений, даты пересмотра документа, ответственного лица.
Описание действий, выполняемых в соответствии с процедурой. Это является основным разделом документа. Здесь должно быть описано что именно выполняется, кем выполняется, каким образом, когда и где. В обоснованных случаях «почему выполняется» также должно быть определено. Также должны быть четко определены входы и выходы действий, включая задействованные ресурсы.
Приложения при необходимости.

Рабочие инструкции СМК

Рабочие инструкции могут быть как частью процедуры, так и выделены в отдельный документ, на который имеется ссылка в процедуре. В общем случае, рабочие инструкции имеют структуру, аналогичную той, которую имеют процедуры. Однако, при этом рабочие инструкции детализируют деятельность, концентрируясь на последовательности действий, инструментах и методах, необходимых для выполнения инструкции.

Обучение персонала, равно, как привлечение высококвалифицированных кадров к выполнению работ сокращает необходимость в высокой детализации инструкций.