Документирование, как правило, считается самой сложной частью процесса внедрения любой системы менеджмента, например, ISO 45001 (международный стандарт систем менеджмента охраны здоровья и безопасности труда). Однако, начав этот процесс, можно легко обнаружить, что вся его сложность была лишь кажущейся. Вооружившись определенной методологией, эта часть процесса внедрения системы менеджмента довольно легко преодолевается. Забегая вперед, отметим, что наиболее сложные задачи на пути внедрения системы менеджмента начинаются уже после разработки документации. В этой статье мы сконцентрируемся на разработке документации системы менеджмента ISO 45001.

Два вида задокументированной информации

Так же, как и в новой версии ISO 9001, в стандарте ISO 45001 применяется понятие «задокументированной информации» взамен существовавших ранее понятий «документы» и «записи». Однако, на наш взгляд, разделение все же присутствует.
Первый вид можно условно назвать архивными данными. Это общие документы, которые подлежат аудиту, изменению и обновлению («поддерживаются»). К таким данным можно отнести: заявление о политике, обязанности и полномочия, охрану труда, а также реестры опасностей.
Кроме того, есть второй вид задокументированной информации — записи. Это записи, подтверждающие выполнение инструкций и процедур системы менеджмента. Они фиксируют, как сами действия, так и их результаты. Как правило, большинство из них производится на стадиях «Проверяй» (CHECK) и «Действуй» (ACT) цикла PDCA.

Структура документации

Документация уровня 1 представляет собой информацию о политике, принятой руководством, создающей предпосылки для внедрения Системы охраны здоровья и безопасности труда. Она должна быть согласована со стратегическим направлением предприятия. Документы этого уровня минимальны по объему и, при этом, является наиболее значимыми. Данные документы стоят в основе всей структуры документации системы. Документация уровня 1 содержит ссылки на документацию уровня 2, дающую более подробные описания.
Уровень 2 дает подробные сведения об угрозах и возможностях в сфере охраны труда, которые выделило для себя предприятие. Она включает в себя описание процессов необходимых для предотвращения или смягчения опасностей: планы действий, включенные в повседневные бизнес-процессы в качестве рабочих критериев или в качестве направлений охраны труда.
Для выделения потенциальных аварийных ситуаций в сфере охраны здоровья необходимо задокументировать план действий на случай чрезвычайных ситуаций. В нем перечисляются действия, которые необходимо предпринять в случае каждой конкретной аварийной ситуации.
Документирование плана действий должно предусматривать необходимую детализацию указаний, в зависимости от структурного уровня организации, для которого данное указание задокументировано. Это позволит сделать такие указания выполнимыми. Совершенно очевидно, что чем ниже в иерархии предприятия тот структурный уровень, для которого задокументированы те или иные указания плана, тем более детальными они будут. Разумеется, такая детализация подразумевается исключительно для крупных предприятий с сложными процессами. В любом случае, необходимо гарантировать слаженность действий в случае возникновения аварийной ситуации, то есть не допускать наличия инструкций для различных структурных подразделений предприятия, противоречащих друг другу.
Уровень 3 включает в себя многочисленные и очень детальные инструкции, на которые ссылается документация уровня 2. Данные инструкции применяются при выполнении реальных задач, где их потребность продиктована такими факторами, как уровень опасности, навык рабочего или законодательные требования.
Документация уровня 4 состоит из записей, фиксирующих результаты запланированных действий (например, выполнения процедур системы менеджмента), о которых говорилось выше. На этом уровне находятся и записи о корректирующих действиях и их эффективности.

Замыкание цикла

Записи уровня 4 являются фундаментальным вкладом в процесс анализа со стороны руководства и оценки эффективности системы менеджмента, проводимой высшим руководством предприятия. Результатом такого анализа будет план действий, направленный на повышение адекватности системы охраны труда для достижения предполагаемых результатов.