Улучшение структуры документирования и контроля записей для СЭМ (системы экологического менеджмента) на основе ISO 14001 является важной частью функционирования системы, поскольку она будет характеризовать методику создания, распространения, изъятия и использования документов и записей. От предприятия требуется составление наиболее рациональной структуры документации, так как это повлияет на то, как будет поддерживаться и улучшаться СЭМ.

Место документа в иерархии ISO 14001

Прежде чем приступить к созданию документации ISO 14001, очень важно разобраться в назначении каждого вида документа и понять его место в структуре документации.

Для создания иерархической структуры требуется разобраться, какие документы системы ISO 14001 являются первичными, а какие – их следствием. Для этого рекомендуется определить владельца документа, или на кого он направлен. Ответ на данный вопрос прост: если документ создан руководством – он перемещается вверх пирамиды документации, если же, это документирование должно осуществляться рядовым сотрудником – он отправляется вниз иерархии документов ISO 14001.

Структура документации ISO 14001

Как уже отмечалось, при планировании документации СЭМ необходимо сосредоточиться на ее эффективности. Для лучшего понимания иерархии документов и их семантики можно их отсортировать следующим образом.

1) Политика системы экологического менеджмента ISO 14001. Политика является основным документом системы, как конституция для государства. Все остальные документы ориентируются на политику ISO 14001. Данный документ подписывается руководством и служит для характеристики общего смысла и направления СЭМ предприятия. Политика системы экологического менеджмента является источником целей в области экологического менеджмента предприятия.

2) Руководство по системе экологического менеджмента. Несмотря на то, что это необязательный документ, как указано в ISO 14001, он часто используется для записи объема СЭМ и основных ее компонентов, их взаимосвязи, а также ссылки на нужные документы. Поскольку это базовый документ, он обычно является первичным, который орган по сертификации должен видеть для ознакомления со структурой. В ситуациях, когда это небольшая организация или организация с прямыми рисками, все процедуры могут быть включены в Руководство по СЭМ.

3) Процедуры. Процедуры СЭМ могут оформляться в любом виде, который наиболее наглядно демонстрирует процесс. Это могут быть таблицы, блок-схемы, диаграммы или просто текст. Главное требование к процедурам: полнота описания процесса и наглядность. Как правило, процедуры системы экологического менеджмента должны включать название, цель, объем, обязанности и полномочия, описание деятельности, а также ссылки на соответствующие рабочие инструкции и записи.

4) Рабочие инструкции. Фундаментальная причина создания рабочих инструкций – конкретизация положений процедур системы. Как правило, они создаются для наиболее сложных процессов. Процедуры ссылаются на рабочие инструкции. В целом, рабочие инструкции представляют собой набор последовательных указаний для достижения результата какого-либо процесса.

5) Записи и формы. Основной целью наличия записей и форм является доказательство того, что процедуры и рабочие инструкции выполнялись. Большая часть из них заполняется сотрудниками, однако некоторые из них (например, протоколы анализа со стороны руководства) заполняются высшим руководством. Желательно, чтобы формы содержали как можно меньше полей для заполнения сотрудником в вольном стиле. Идеальная форма – это форма при заполнении которой сотрудник просто устанавливает «галочки»: «да» или «нет».

Четко спланированная и составленная документация – залог эффективного функционирования системы экологического менеджмента

Определение размеров документации СЭМ в зависимости от ваших потребностей является базовым для практической СЭМ. Кроме того, надлежащим образом организованная документация значительно упростит вашу деятельность, в то время, как неоправданно раздутая по объему, или наоборот – чересчур скупая документация работать не будет.