Внешний аудит системы управления качеством ISO 9001 – один из основных инструментов по поддержанию ее в актуальном состоянии и комплексной проверки процессов системы. Внешний аудит системы ISO 9001 даст возможность улучшить задокументированные процессы у Вас на предприятии, выявить отклонения от запланированных целей и, таким образом, позволит произвести соответствующие улучшения в системе управления качеством Вашего предприятия.

Все вышесказанное говорит о том, что внешние аудиты весьма полезны Вашей системе управления качеством. Однако, несмотря на это, внешний аудит ISO 9001 часто пугает возможностью обнаружения несоответствий.

Опасения внешнего аудита ISO 9001

Несмотря на то, что целью проведения внешнего аудита является подтверждение соответствия системы управления ISO 9001, внедренной на предприятии, он продолжает восприниматься, как инструмент по поиску, в первую очередь, ошибок. Таким образом, работники предприятия опасаются, что найденные ошибки повлекут за собой серьезные проблемы для них в дальнейшей работе.

Важно помнить, что внешний аудит проводится с целью подтверждения соответствия системы управления качеством в соответствии с заранее подготовленными и согласованными чек-листами. Он направлен на то, чтобы силами незаинтересованной стороны помочь выявить те детали, которые Вы сами не можете увидеть.

Как подготовиться к внешнему аудиту ISO 9001

Для того, чтобы внешний аудит отражал действительное состояние дел Вашей системы управления качеством, не стоит производить какие-то изменение «на скорую руку» приуроченные к дате аудита. Вместе с тем, для представления аудитору более полной информации, сокращения сроков проведения самого аудита, важно произвести подготовительные действия. Более подробно мы уже писали в разделе «Подготовка к сертификационному аудиту».

В дополнение к этому желательно провести некоторую информационную работу в коллективе.

Пояснить цель и задачи аудита, а также оповестить о том, каким именно образом он проводится. Важно отметить, что выявление несоответствий при внешнем аудите будет являться основанием для выработки и внедрения корректирующих действий, а не для поиска виновных и наложения на них взысканий.

Пояснить всем сотрудникам, какие именно задокументированные процедуры существуют на предприятии. Сотрудники не обязательно используют все документы ISO 9001, касающиеся их деятельности, ежедневно. Ввиду этого важно провести краткий обзор разработанной документации на предприятии, еще раз показать где именно хранятся задокументированные процедуры и записи и порядок их использования.

Предупредить о задаваемых вопросах. Разумеется, внешний аудитор ISO 9001 вносит некую степень нервозности в коллектив. Важно разъяснить сотрудникам, что это не экзамен, и если на какой-то вопрос аудитора сотрудник не может ответить непосредственно сейчас, он всегда может показать аудитору документы, где содержится данный ответ или обратиться за помощью к своему непосредственному руководителю.

Поведение при обнаружении проблем. Сотрудники должны понимать, что перфекционизм не является целью функционирования ISO 9001 на предприятии. Важно стремиться к поиску причин проблемы (несоответствия) и к выработке действий по ее устранению, а не к минимуму полученных замечаний. Помните, что внешний аудит, который прошел без замечаний – бесполезен.

Осведомленность персонала – ключ к победе над страхом перед аудитом

Помните, что единственный способ победить страх своих сотрудников (в особенности тех, которые ответственны за документирование и ведение записей по системе управления качеством ISO 9001) – повышение уровня их осведомленности. Только информирование персонала на регулярной основе может поддерживать уровень осведомленности сотрудников достаточным для того, чтобы внешний аудит воспринимался не как источник наказания, а как источник для новой информации, способствующей, в конечном счете, улучшению системы вцелом.