Важность компетентности и осведомленности довольно очевидна, ведь если сотрудники не ознакомлены с документацией вашей системы управления качеством (СМК), а в некоторых случаях вообще не знают об ее существовании, СМК не будет работоспособной и эффективной.

Разумеется, что не всем в вашей организации необходимо дословно изучать стандарт ISO 9001. Но, было бы ошибочным делать вывод о том, что не всем даже нужно его читать. На самом деле это не так. В конце концов, как вы можете надеяться на достижение соответствия стандарту, если некоторые члены команды не полностью осознают, что он требует? Конечно, в крупных организациях это может быть ограничено группой, которая занимается разработкой, внедрением и поддерживанием в актуальном состоянии СМК.

Независимо от того, находитесь ли вы на пути к сертификации или просто пытаетесь поддерживать свою СМК в актуальном состоянии после пройденного сертификационного аудита, вам необходимо обеспечить, чтобы компетентность и осведомленность персонала. Для достижения этой цели не существует определенного способа, но вот некоторые идеи, которые могут подойти вашей организации:

  • Создайте периодический информационный лист, чтобы информировать своих сотрудников по электронной почте.
  • Создайте анкету для персонала, чтобы проверить их текущие знания – распишите и спланируйте обучение, на основе пробелов в знаниях персонала.
  • Размещайте последние новости о вашей СМК на видном месте (например на доске объявлений, если такая имеется у вас, информационном табло и т.п.)
  • Убедитесь, что высшее руководство участвует в поддержании компетентности и осведомленности.
  • Убедитесь, что вы записываете результаты обучения и проверок в чек-листе обучения, чтобы убедиться, что это происходит на постоянной основе.

В зависимости от ваших собственных знаний о вашей организации, вы сможете оценить, какие меры необходимо предпринять для обеспечения компетентности и осведомленности на приемлемом уровне. Опять же, при каких-либо изменениях в законодательстве или нормативной базе (таких, как переход на новую версию стандарта 2015 года), убедитесь, что данные актуализированы, любое обучение, подготовка и другие доказательства компетентности и осведомленности записаны.

Компетентность и осведомленность: как доказать?

Если вы гарантируете, что компетентность и осведомленность находятся на приемлемом уровне во время процесса подготовки к аудиту, вам необходимо будет предоставить доказательства работы, которую вы проделали для их обеспечения. Предоставление аудитору документированных доказательств как обсуждалось ранее, жизненно важно, но хороший аудитор сможет сам быстро оценить знания вашего персонала и значение, которое они придают самой СМК просто поговорив с ними в ходе аудита. Учтите, что знание целей, ожиданий и требований стандарта является основополагающей отправной точкой. Не может быть постоянного улучшения без обеспечения компетентности и осведомленности персонала.